Перелік послуг:

1. Виконання запитів фізичних та юридичних осіб.

2. Надання документів для користування у читальному залі.

3. Надання документів для тимчасового користування юридичним особам, які передали зазначені документи на зберігання.

4. Виготовлення копій архівних документів.

5. Упорядкування документів на договірних засадах в установах, організаціях та на підприємствах.

6. Надання консультацій по телефону та на особистому прийомі.

7. Виконання запитів на інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (форму запиту на інформацію дивитися внизу сторінки)

Перелік запитів, що виконуються архівом:

1. Про землекористування (надання, вилучення, переоформлення, дозвіл на приватизацію тощо) юридичних та фізичних осіб.
2. Про надання дозволу на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд тощо.
3. Про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло.
4. Про найменування (перейменування) вулиць, зміну нумерації будинків.
5. Про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств.
6. Про проведення паювання в КСП, затвердження списків пайовиків КСП.
7. Про підтвердження трудового стажу (прийняття, звільнення, переведення з посади тощо) за документами колгоспів, КСП.
8. Про встановлення мінімуму вихододнів для колгоспників, членів КСП.
9. Про обрання депутатом районної ради.
10. Про підтвердження участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС за протоколами зборів, засідань правління колгоспів, КСП.
11. Інші.

Характеристика основних видів запитів:

Запити до архівного відділу поділяються на:

Соціально-правові;

Тематичні.

Соціально-правові запити стосуються надання необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про:

- освіту та навчання;

- трудовий стаж в установах, організаціях та підприємствах району;

- про встановлення мінімуму вихододнів для колгоспників, членів КСП;

- нагородження, присвоєння почесних звань;

- заробітну плату в установах, організаціях та підприємствах району;

- обрання депутатом районної ради;

- про підтвердження участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС (за протоколами зборів, засідань правління колгоспів, КСП, в архівному відділі не зберігаються посвідчення про відрядження до зони АЕС, табелі виходу на роботу, довідки про отримане опромінення тощо, а також документи інших установ, які знаходились в зоні ЧАЕС або направляли людей на ліквідацію аварії);

- примусове вивезення до Німеччини та інших країн Європи у період Другої світової війни.

Запити виконуються безкоштовно. Термін виконання запитів – 30 днів з дня реєстрації запиту або заяви.

Тематичні запити стосуються надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період, встановлення або підтвердження фактів, подій, дат  про:

- про землекористування (надання, вилучення, переоформлення, дозвіл на приватизацію тощо) юридичних та фізичних осіб;

- про надання дозволу на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд тощо;

- про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло;

- про найменування (перейменування) вулиць, зміну нумерації будинків;

- про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств (безоплатно надаються громадянам для їх соціального захисту, наприклад: для призначення пенсій, соціальних пільг, виплат, підтвердження статусу учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, для відновлення записів в трудових книжках в разі їх втрати тощо);

- про проведення паювання в КСП, затвердження списків пайовиків КСП;

- надання ксерокопій протоколів, рішень, розпоряджень тощо органів державної  влади та місцевого самоврядування тощо;

 Тематичні запити виконуються на платній основі. Сума оплати за роботи (послуги) у сфері використання архівних документів за запитами установ, організацій та заявами фізичних осіб встановлюється відповідно до Цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Макарівської районної державної адміністрації. Безоплатно здійснюється надання тематичних архівних довідок, копій, витягів судам, правоохоронним, контрольно-ревізійним органам, органам виконавчої влади, місцевого самоврядування для забезпечення виконання їх повноважень, а також юридичним та фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання. Термін виконання запитів – 30 днів. Терміни виконання запитів можуть бути подовжені в залежності від складності роботи.

Непрофільні запити виконуються протягом 15 днів з часу реєстрації запиту.

Упорядкування документів

Архівним відділом Кагарлицької райдержадміністрації здійснюється науково-технічне опрацювання документів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності на договірній основі. Сума оплати за роботи (послуги) за науково-технічне опрацювання документів встановлюється відповідно до Цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Кагарлицької районної державної адміністрації. Форма оплати безготівкова або готівкова (через установи банків). Термін виконання робіт обумовлюється в договорі, який укладається між архівним відділом та юридичною особою.

Якщо юридична особа упорядковує документи власними силами, архівним відділом надаються консультації та методична допомога з питань науково-технічного опрацювання документів.

Інформація про консультації, що надаються:

Якщо вам потрібна архівна довідка до Кагарлицької районної державної адміністрації щорічно звертається понад тисячу громадян не тільки з Кагарлицького району, а й з інших районів та міст України з метою одержання архівних довідок, витягів, копій.

Однією з форм звернення до архіву є письмовий запит юридичної особи або письмова заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання, яка може бути надіслана поштою або подана громадянином особисто на прийомі. Звернувшись на прийом в архів особисто, громадянин власноруч заповнює заяву встановленого зразка у випадку, коли на зберіганні в архіві є документи, відомості з яких цікавлять заявника. У випадку відсутності таких документів, працівник архіву, що здійснює прийом, радить куди звернутися заявнику з приводу позитивного розгляду його звернення. Якщо заявнику у будь-якому випадку необхідна відповідь з архіву по суті звернення, то у нього приймається заява, на яку відповіддю буде лист. При прийомі заяви збираються всі відомості, необхідні для наведення довідки: уточнюється прізвище, ім’я, по батькові заявника згідно з паспортом та інші відомості по предмету заяви. При наведенні довідок про стаж роботи заяви приймаються згідно записів трудової книжки (з вказанням назви підприємства, його перейменування, місцезнаходження, дати прийняття та звільнення з роботи, перелік займаних посад тощо). Запит фізичної особи може стосуватись самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів. У заяві повинно бути точно вказано, для якої мети і в яку організацію потрібна архівна довідка. У випадку надходження до архіву непрофільного запиту, архів пересилає його за місцем зберігання документів по суті запиту, якщо володіє достовірною інформацією про їх місцезнаходження. У випадку неповної інформації, викладеної заявником у зверненні, — заявнику надсилається лист, в якому архів просить надати більш точну та докладну інформацію для позитивного вирішення порушеного у зверненні питання та вказує, яку саме. Внаслідок позитивного розгляду запиту заявник отримує від архівної установи архівну довідку, копію або витяг. Архівні довідки, копії та витяги видаються громадянам особисто або надсилаються поштою. Надання архівних довідок, копій та витягів, необхідних для соціального захисту громадян, а також на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування (для виконання їх повноважень) архівним відділом здійснюються безкоштовно. Всі довідки, видані архівом, є офіційними документами, що мають юридичну силу і можуть бути використані їх одержувачами для підтвердження своїх цивільних і майнових прав, а також для оформлення соціальних пільг, виплат, пенсійного забезпечення тощо.

Перелік запитів, які виконує архівний відділ Кагарлицької райдержадміністрації:

• про землекористування юридичних та фізичних осіб
• про дозволи на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд
• про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло
• про найменування вулиць, зміна нумерації будинків
• про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств
• про проведення паювання в КСП, затвердження списків пайовиків КСП
• про підтвердження трудового стажу (прийняття, звільнення, переведення з посади тощо) за документами колгоспів, КСП
• про встановлення мінімуму вихододнів для колгоспників, членів КСП
• про обрання депутатом районної ради
• про підтвердження участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС

Хоча в архівному відділі зберігається понад 25 тис. справ  103 діючих фондів, які   постійно поповнюються документами установ і організацій, але не на всі запитання, з якими звертаються громадяни, архівний відділ може надати позитивну відповідь. Архів зберігає документи не всіх установ, організацій, підприємств, які діяли або діють на території Кагарлицького району. Архів приймає на зберігання документи з основної діяльності тільки тих установ, підприємств та організацій районного рівня, які мають історичну цінність і можуть бути включені, як складова частина, до Національного архівного фонду України. Такі документи зберігаються постійно.

Відомості з особового складу (накази про прийом на роботу, переведення та звільнення, особові справи працівників, відомості нарахування заробітної плати) мають 75-річний термін зберігання і повинні знаходитися в архіві самої установи або установи-правонаступника. У випадку ліквідації установи документи повинні передаватися на зберігання до відомчих організацій вищого рівня або в спеціальну архівну установу. На територіїКагарлицького району документи з особового складу ліквідованих установ зберігаються в Комунальній установі «Кагарлицький районний Трудовий архів».

Окрім зазначених архівів рекомендуємо звертатися за довідками для підтвердження:

• трудового стажу і заробітної плати - в установи і організації по місцю роботи, Державний архів Київської області (робота в районних комітетах Компартії України та ЛКСМУ, м Київ вул. Мельникова, 40);
• документів нотаріального характеру за післявоєнні роки державну нотаріальну контору, приватні нотаріальні контори;
• технічних та інших документів стосовно житла - в комунальне підприємство «Кагарлицьке бюро технічної інвентаризації»;
• будівельних паспортів та інших документів, що стосуються забудови, - у відділ містобудування, архітектури та розвитку Кагарлицької райдержадміністрації;
• Державних актів на право приватної власності на землю, іншої земельно-кадастрової документації – у відділ ДЗК, управління Держкомзему у Кагарлицькому районі;
• обрання депутатами обласної ради - в Державний архів Київської області, Київську обласну раду;
• реєстрації народження, одруження, смерті – у відділ державної реєстрації актів цивільного стану Кагарлицького районного управління юстиції (з 1934 року), Державний архів Київської області (1917-1933), Центральний історичний архів (до 1917 року, м Київ вул. Солом’янська, 24);
• служби і роботи в Радянській армії в часи Великої Вітчизняної війни і перші повоєнні роки, про загиблих і пропавших безвісти – в Центральний архів Міністерства оборони Російської федерації (Московська обл., м.Подольськ, вул.Кірова, 74) ;
• поранення та лікування в госпіталях в роки війни – у Військово-медичний музей Міністерства оборони Росії (м.Санкт-Петербург, Лазерний провулок, 12);
• участі у партизанському русі – в Державний архів Київської області, Центральний державний архів громадських організацій України (м.Київ, вул.Кутузова, 8);
• про репресованих – в управління СБУ, МВС у Київській області, Державний архів Київської області ;
• родинних коренів – в Державний архів Київської області ;
• вивезення в Німеччину на примусові роботи з територій Київської області – в Державний архів Київської області.

ФОРМА ЗАПИТУ НА ІНФОРМАЦІЮ

Розпорядник Архівний відділ Кагарлицької районної державної адміністрації

інформації    Київської області, пл. Незалежності,1 м. Кагарлик,

                                          Київська область, 09200                                                _

(найменування розпорядника інформації)

Запитувач    ____________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові - для фізичних осіб,

________________________________________________________________________________

найменування організації, прізвище, ім'я, по батькові представника організації –

для юридичних осіб та об’єднань громадян, що не мають статусу юридичної особи,

________________________________________________________________________________

поштова адреса або електронна адреса, контактний телефон)

ЗАПИТ НА ІНФОРМАЦІЮ

Прошу відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» надати

____________________________________________________________________

(загальний опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа)

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Запитувану інформацію прошу надати у визначений законом строк (необхідне зазначити):

на поштову адресу    ____________________________________________________

       (поштовий індекс, область, район, населений пункт, вулиця,

___________________________________________________________________________

будинок, корпус, квартира)

на електронну адресу _________________________________________________

телефаксом                 __________________________________________________

за телефоном              __________________________________________________

особисто                     __________________________________________________

____________                                ____________

          (дата)                                                            (підпис)

Примітки:

1. У запиті необхідно зазначити спосіб отримання інформації.

2. Відповідь на запит на інформацію надається у спосіб, обраний запитувачем, протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

3. У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, інформації щодо стану навколишнього природного середовища, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних ситуацій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь надається протягом 48 годин з дня отримання запиту.

4. У разі, коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувачу повідомляється в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

5. Інформація на запит надається безоплатно.

6. У задоволенні запиту може бути  відмовлено у таких випадках:

1) архівний відділ не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2) інформація, що запитується,  належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

3) не дотримано вимог до складення та подання запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», а саме не зазначено:

прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку (якщо такий є);

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено  запит (якщо запитувачу це відомо);

підпис і дату (за умови подання письмового запиту).