Кагарлицький архів був створений в 20-х роках 20 століття.Відомостей про існування архіву в дореволюційний період немає. В Кагарлицькому районному державному архіві (сучасна назва - архівний відділ Кагарлицької райдержадміністрації) до Великої Вітчизняної війни налічувалось 120 фондів. Архів знаходився у бувшому приміщенні райвиконкому у парку по вул.. Стадіонна.При відступі німецько-фашистські загарбники зірвали приміщення архіву, документи були знищені / акт від 19.08.1944 року/. Лише частина документів періоду Великої Вітчизняної війни була передана у відділ держархівів УНКВД /акт від 19.09.1944 року/. Кагарлицький район був звільнений від німецько- фашистських загарбників 08.01.1944 року. З 1944 по 1992 рік архів знаходився у бувшому приміщенні райвиконкому по вул.. К.Маркса. У 1992-93 роки архів було перенесено в сучасне приміщення Кагарлицької райдержадміністрації площа Незалежності 1. З 06 червня 1995 року від Кагарлицького району відокремилось м. Ржищів. У 1998 році у м.Ржищеві утворився архів при виконкомі міської ради. Частина документів  даної території у 1998 році були передані до м.Ржищева. Починаючи з 1944 року районний державний архів очолювали такі особи: М. Кирдяйкіна, Н.Гребенюк, М.Коробова, Г.Потеря, М.Назаренко, П.Хітров, С.Кущ.З 08.01.1944 року по 31 травня 1992 року районний державний архів був підпорядкований виконкому районної ради. З 1 червня 1992 року по 06.07.1994 року районний державний архів змінив назву на архівний відділ і став підпорядкованим районній державній адміністрації. З 07.07.1994 року по 15.04.1996 року архівний відділ підпорядкований виконкому районної ради. З 16.04.1996 року архівний відділ підпорядкований райдержадміністрації. В Архівному відділі зберігаються документи, які відносяться до Національного архівного фонду.

З 2006 року архівний відділ очолювала начальник архівного відділу Рябчук Г.О.

 З 2014 на посаду начальника архівного відділу призначено Хайрулліну Н.П.